Como configurar uma área de reserva para permitir cancelamento mesmo em reservas já confirmadas

Visão geral

Este artigo explica como configurar uma área de reserva para permitir o cancelamento de reservas já confirmadas, além de apresentar o comportamento do sistema em relação ao reembolso dos valores cobrados.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando desejar permitir que moradores e síndicos possam cancelar reservas já confirmadas em uma área comum.

Sintoma ou cenário

É necessário permitir o cancelamento de reservas já confirmadas e definir como o sistema realizará o reembolso do valor da reserva.

Benefício para o usuário ou operação

Permite cancelar reservas já confirmadas.
Automatiza o processo de reembolso das reservas canceladas.
Reduz intervenções manuais na arrecadação do condomínio.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse: Área do Condômino > Reservas Online > Áreas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de acesso: Usuário com permissão para gerenciar as Reservas Online.
Recursos sistêmicos: Funcionalidade Reservas Online habilitada.
Insumos e dados técnicos: Área de reserva cadastrada e configuração da taxa de uso com conta categoria e valor definidos.

Causas prováveis

Por padrão, reservas confirmadas não permitem cancelamento com reembolso. Para habilitar essa funcionalidade, é necessário configurar a taxa de uso e ativar a opção de reembolso da área.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Área do condômino > Reservas on-line > Áreas;
Passe o mouse sobre a área a editar e clique no ícone (Editar);
No campo ‘Taxas de uso’, informe a conta categoria do plano de contas;
Preencha o valor cobrado para uso da área:
Ative a opção ‘Habilitar reembolso’ após preencher conta categoria e valor:
- Com essa configuração, tanto condôminos quanto síndicos poderão cancelar reservas confirmadas.

Comportamento do sistema para reembolsos:

Caso o boleto não tenha sido gerado, o valor da reserva será automaticamente excluído da arrecadação.
Caso o boleto já esteja gerado, o sistema lançará automaticamente um desconto para a próxima arrecadação da unidade, no valor da reserva cancelada.

Resultado esperado

As reservas confirmadas poderão ser canceladas e o sistema realizará automaticamente o tratamento financeiro do reembolso conforme a situação da cobrança.

Quando escalar

Escalone o atendimento caso:

a opção Habilitar reembolso não seja exibida;
o cancelamento não esteja disponível após a configuração;
o reembolso não seja processado conforme o comportamento esperado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome do condomínio.
Nome da área de reserva.
Print da configuração da área.
Número da reserva.
Print da mensagem de erro, quando houver.
Data e horário da ocorrência.

Regras importantes / Observações

A opção Habilitar reembolso somente ficará disponível após o preenchimento da Conta categoria e do Valor da reserva.
O comportamento do reembolso depende do estágio da cobrança (boleto gerado ou não).
O desconto gerado automaticamente será lançado na próxima arrecadação da unidade quando a cobrança já tiver sido emitida.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A reserva está confirmada, mas o morador não consegue realizar o cancelamento.
Causa provável: A opção de reembolso não foi habilitada.
Ação recomendada: Acesse as configurações da área e habilite a opção de reembolso.

Dúvidas relacionadas

P: Quem pode cancelar uma reserva confirmada após essa configuração? R: Tanto o morador quanto o síndico poderão realizar o cancelamento da reserva.

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