Como a administradora gerencia as Reservas Online

Visão geral

Este conteúdo detalha como utilizar o painel de controle de reservas da administradora. Nesta tela, a equipe consegue visualizar o calendário de todos os espaços do condomínio, aprovar ou rejeitar solicitações feitas pelo aplicativo, cancelar eventos confirmados e até realizar reservas manualmente para moradores.

Quando usar este artigo

Na rotina diária de atendimento, para verificar se há agendamentos pendentes de aprovação, ou quando um morador ligar solicitando que a administradora faça ou cancele uma reserva por ele.

Sintoma ou cenário

É segunda-feira de manhã e o analista precisa aprovar as reservas da churrasqueira para o próximo final de semana. Além disso, o Seu João (que não tem smartphone) ligou pedindo para reservar o Salão de Festas. O analista usa este guia para acessar o calendário, aprovar as pendências e lançar a reserva do Seu João manualmente no sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Controle centralizado da agenda do condomínio.
Prevenção contra choques de data.
Agilidade no atendimento direto ao condômino.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Área do condômino > Reservas on-line.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Permissão de Gestão no módulo do Condomínio.
As áreas de lazer já devem estar previamente cadastradas no sistema.

Causas prováveis

Rotina de gestão de pendências, aprovação manual exigida pelo regimento ou suporte a moradores com dificuldade tecnológica.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Área do condômino > Reservas on-line;
Os calendários cadastrados serão exibidos na tela, permitindo a criação de novas reservas ou gestão das reservas já realizadas;
- A exibição em tela é limitada a 3 dias.
- Para a realização de um levantamento abrangente das reservas efetuadas, recomenda-se a utilização do Relatório de Reservas Online 171A.
O Status das reservas efetuadas serão identificados no seguinte padrão: - Azul - A reserva ainda esta pendente de aprovação. Clicando em ‘Confirmar’ ela será aprovada para o morador:

- Verde - A reserva já foi confirmada. Nesse status, caso não haja reembolso, somente a administradora poderá cancelar a reserva:
Ao clicar na lupa dentro da reserva, serão apresentados detalhes como: Data da reserva, além do nome e e-mail do solicitante da reserva;
Para cancelar, clique no X exibido ao canto direito da reserva;
Clique em ‘Reservar’ para adicionar uma nova reserva no dia ou em ‘Entrar na espera’ para cadastrar uma unidade na fila de espera:

Resultado esperado

As aprovações, cancelamentos ou novos agendamentos refletirão imediatamente no aplicativo dos moradores, atualizando o calendário e disparando os e-mails de notificação correspondentes.

Quando escalar

Acione o suporte técnico se você clicar em "Confirmar" em uma reserva azul, e a tela entrar em carregamento infinito ou exibir um erro de banco de dados impedindo a aprovação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela evidenciando a reserva travada ou o erro.
Nome da Área, Data da Reserva e ID do Condomínio.

Regras importantes / Observações

A regra do cancelamento: Moradores só conseguem cancelar sozinhos pelo aplicativo se a reserva estiver com status Pendente. Se a reserva já estiver Confirmada (Verde), o botão some do app deles, e somente a administradora (através dessa tela) terá o poder de efetuar o cancelamento.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Preciso ver a lista completa de todas as reservas do mês inteiro, mas a tela só me mostra 3 dias de cada vez.
Causa provável: Limitação de interface da tela de gestão rápida.
Ação recomendada: Não tente navegar dia por dia. Para auditorias maiores ou visão mensal, vá no menu de Relatórios e extraia o Relatório 171A (Reservas Online).

Dúvidas relacionadas

P: A administradora consegue reservar um espaço mesmo se houver um bloqueio configurado?
R: Sim. Os bloqueios, regras de inadimplência e antecedência limitam a ação do morador no aplicativo. O usuário administrador do sistema tem poder de "sobrescrever" essas regras e forçar uma reserva manual se necessário.

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