Como utilizar o controle de chaves na gestão financeira

Visão geral

Este conteúdo explica o conceito do Controle de Chaves. Em resumo, o banco geralmente agrupa os valores no extrato por "tipo de operação" (ex: um débito único de R$ 5.000 referente a vários pagamentos misturados), o que dificulta a conciliação. As "Chaves" são códigos numéricos criados pela própria administradora no sistema para categorizar e agrupar as receitas e despesas. Assim, você consegue cruzar os valores exatos do sistema com o extrato do banco de forma ágil e segura.

Quando usar este artigo

Utilize este guia ao estruturar a rotina de conciliação bancária da administradora, especialmente se a empresa opera com Conta Pool (uma conta bancária única para vários condomínios), onde rastrear valores individuais no extrato é um grande desafio.

Sintoma ou cenário

O seu assistente financeiro está fechando o dia e vê um débito de "R$ 10.000 - Liquidação de Boletos" no extrato do banco. No sistema, ele tem dezenas de boletos pagos que somam R$ 10.500. Há uma diferença de R$ 500. Sem o controle de chaves, ele teria que conferir boleto por boleto. Usando as chaves, ele simplesmente puxa um relatório filtrado pelo código daquela operação e encontra a divergência em segundos.

Benefício para o usuário ou operação

Conciliação Ágil (Conta Pool): Permite espelhar os agrupamentos do banco dentro do sistema da administradora.
Rastreabilidade: No caso de um saldo divergente no final do dia, as chaves isolam o problema, evitando o retrabalho de analisar manualmente todo o extrato.
Personalização: A administradora tem total autonomia para criar códigos genéricos ou super detalhados, conforme a sua necessidade.

Onde acessar / contexto de uso

O controle de chaves é um conceito aplicado diariamente. As chaves são configuradas previamente nas tabelas do sistema e, posteriormente, informadas pelos usuários no momento de criar uma despesa, lançar uma receita ou realizar uma baixa (liquidação).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de Acesso: Permissões de nível Administrador ou Gestão Financeira para criar a tabela de códigos.
Organização Interna: Ter mapeado com a equipe contábil quais serão os códigos padrão adotados pela administradora.

Causas prováveis

Necessidade de otimizar o tempo gasto na conciliação bancária diária ou implantação da modalidade de Conta Pool na empresa.

Como fazer ou corrigir

Entenda como funciona:

Geralmente o banco agrupa os valores por tipo de operação, como transferências, liquidações de boletos, ou pagamentos, mas não atribui códigos específicos. É a administradora que define os códigos (chaves) no sistema para categorizar essas operações. Por exemplo:

Pagamentos a fornecedores no mesmo banco podem receber o código 1001.
Liquidação de boletos condominiais pode ser identificada pelo código 2001.

Essas chaves personalizadas permitem que a administradora cruze os valores do extrato com as movimentações registradas no sistema, facilitando a conciliação de contas pool e o rastreamento de qualquer discrepância. Veja abaixo um exemplo de como as chaves podem ser organizadas de maneira prática:

Chaves de Liquidação:

1001 - Pagamento a fornecedores (mesmo banco): (Representa pagamentos realizados para fornecedores com contas na mesma instituição bancária.)
1002 - Pagamento a fornecedores (outros bancos): (Refere-se a pagamentos para fornecedores com contas em bancos diferentes.)
1003 - Pagamento com cheque:(Registra pagamentos feitos por meio de cheques emitidos pela administradora.)
1004 - Pagamento com DOC/TED: (Identifica transferências eletrônicas como DOC ou TED realizadas para terceiros.)
2001 - Liquidação de boleto: (Refere-se a valores recebidos de boletos pagos pelos condôminos.)
2002 - Liquidação de boleto (débito automático): (Registra valores recebidos via débito automático de contas condominiais.)
3001 - Pagamento de salários: (Agrupa os pagamentos de folha salarial dos colaboradores dos condomínios.)

Chaves de Lançamento:

4001 - Receitas ordinárias: (Inclui lançamentos como taxas condominiais e receitas recorrentes.)
4002 - Receitas extraordinárias: (Refere-se a receitas não recorrentes, como arrecadações de fundos ou multas.)
5001 - Despesas administrativas: (Abrange lançamentos relacionados a custos operacionais, como papelaria e limpeza.)
5002 - Despesas de manutenção: (Identifica custos com reparos, manutenções de equipamentos ou áreas comuns.)

Atenção: Os códigos acima são genéricos e servem apenas para exemplificar uma possível classificação utilizando o controle de chaves. A administradora tem total autonomia para configurar suas chaves, seja detalhando operações específicas ou até agrupando categorias de forma genérica.

Como funciona na prática:

A administradora cria e configura essas chaves no sistema para representar cada tipo de operação;
Toda movimentação bancária ou lançamento de receita e despesa é vinculado a uma chave de lançamento e liquidação correspondente;
As chaves ajudarão a gerenciar valores por meio de relatórios e filtros específicos.
No caso de discrepâncias, como um saldo divergente no final do dia, é possível identificar rapidamente a operação vinculada à chave correspondente, evitando o retrabalho de analisar manualmente todo o extrato.

Este modelo de controle, baseado em chaves numéricas, torna o processo mais organizado e eficiente, garantindo maior segurança e transparência na gestão financeira.

Para saber mais sobre a funcionalidade e entender como utilizar, consulte os artigos:

Resultado esperado

A gestão financeira ganha previsibilidade. Ao emitir um relatório de fluxo de caixa, as movimentações estarão perfeitamente organizadas por blocos numéricos (chaves), facilitando a auditoria da conta pool com total transparência.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você cadastre uma chave nova no painel de configurações, mas ela não apareça na lista de seleção no momento em que você estiver tentando liquidar uma despesa.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela onde a chave deveria aparecer e não aparece.
Número e nome da chave que você criou (ex: 2005 - Liquidação PIX).

Regras importantes / Observações

Atenção ao Padrão: Os códigos acima (1001, 2001, etc.) são apenas exemplos. Se a sua administradora quiser usar a chave "99 - Transferências" ou "10 - Salários", o sistema aceitará perfeitamente. O importante é manter um padrão único para todos os funcionários.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Fui conciliar o banco e tem uma diferença no bloco de "Pagamento de Fornecedores".
Causa provável: O analista esqueceu de aplicar a chave ao liquidar a despesa, ou aplicou a chave errada (ex: usou a chave de pagamento de salário para uma conta de manutenção).
Ação recomendada: Emita o relatório de despesas liquidadas no dia, identifique o lançamento que está com a chave em branco ou incorreta, estorne a liquidação e refaça com a chave certa.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo colocar a mesma chave em várias contas de uma vez só?
R: Sim! É possível colocar a mesma chave em várias contas.

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