Perguntas frequentes - Paybox

Visão geral

O recurso de automação e captura de boletos centraliza a leitura e a vinculação de faturas enviadas por fornecedores, conectando o e-mail do condomínio e o DDA bancário ao módulo financeiro. A ferramenta extrai as informações dos documentos PDF e dados digitáveis para preencher ou atualizar os parâmetros de pagamento diretamente no contas a pagar.

Quando usar este artigo

Utilize este guia para esclarecer o funcionamento da ferramenta de captura, entender os prazos de processamento dos boletos recebidos e consultar as regras de preenchimento automático das informações financeiras nas despesas do condomínio.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro ativou a ferramenta de captura, mas possui dúvidas sobre quanto tempo os boletos enviados por e-mail demoram para aparecer no painel, ou não compreende como a plataforma cruza a nota fiscal recebida com uma conta que já havia sido provisionada manualmente.

Benefício para o usuário ou operação

Esclarece o ciclo de tempo de captura, prevenindo a abertura indevida de tickets de suporte por falso atraso na importação de boletos;
Demonstra como ocorre a varredura e a vinculação do arquivo aos títulos originais que já estão na plataforma;
Assegura a compreensão do fluxo de automação para despesas de contratos de recorrência fixa ou variável.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Consulta (1570) e Despesas - Consulta (1310).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e o serviço do Paybox previamente contratado, ativado e configurado na licença da administradora.
Insumos e Dados Técnicos: Ter conhecimento do endereço de e-mail exclusivo de redirecionamento gerado pelo sistema para o condomínio.

Causas prováveis

Primeiro contato do usuário com o painel de leitura após a implantação sistêmica, necessidade de validar por que um boleto originado via DDA ainda não constou na plataforma, ou entendimento gerencial sobre o vínculo de documentos em contratos de manutenções fixas.

Como fazer ou corrigir

Confira as respostas para as dúvidas mais frequentes:

Quanto tempo depois de ativar o serviço os arquivos ficam disponíveis?
Cada serviço segue uma periodicidade para a captura dos arquivos:
- E-mail: a cada 5 minutos.
- DDA: a cada 6 horas.
Como os arquivos são anexados automaticamente?
O Paybox analisa as informações dos arquivos recebidos e compara com os lançamentos na plataforma:
- Se o lançamento já existir, o arquivo será anexado automaticamente.
- Caso não exista, você pode fazer o lançamento manualmente no painel de gestão de arquivos com as informações já preenchidas.
Onde ficam os arquivos vinculados a uma despesa?
Os anexos aparecem na lista de despesas e também na despesa recorrente correspondente:
Funciona para despesas recorrentes fixas e variáveis?
Sim, o Paybox funciona para ambos os tipos de despesas recorrentes.
É possível desativar a atualização automática das informações extraídas do arquivo?
Não, o Paybox atualiza automaticamente todas as informações novas e as sinaliza como atualizadas.
O Paybox altera o tipo de lançamento baseado nas informações do arquivo?
Não, o tipo de pagamento será mantido. Apenas informações relacionadas ao tipo de pagamento existente (como linha digitável para boletos) serão atualizadas.

Resultado esperado

O operador terá as diretrizes precisas de tempo e as regras de leitura assimiladas, operando a ferramenta de forma previsível e respeitando as grades de processamento cronometradas de e-mail e integração DDA.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se um boleto enviado exclusivamente para o endereço de e-mail dedicado ao condomínio no Paybox não for carregado no painel de gestão após várias horas, superando largamente a grade estipulada de 5 minutos do servidor.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O endereço de e-mail exclusivo de captura do condomínio (ex: prediox@paybox.com) utilizado;
Cópia do arquivo (PDF do boleto) que foi remetido por e-mail e não apareceu na leitura;
Data e horário exato do envio do e-mail feito pela origem.

Regras importantes / Observações

O Paybox atua como um preenchedor automatizado inteligente, mas não executa liquidações ou pagamentos por conta própria e não desconfigura a contabilidade escolhida pela administradora. Sua função é eliminar o trabalho de baixar anexos e digitar longas cadeias numéricas de boletos.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O boleto da prestadora de limpeza foi enviado à administradora há 30 minutos e não consta na lista do Paybox.
Causa provável: O e-mail base da administradora não redirecionou a mensagem para a caixa blindada do Paybox gerada pelo sistema, ou o arquivo anexo enviado pelo fornecedor não é um PDF válido/legível.
Ação recomendada: Verifique nas configurações do provedor (como Gmail ou Outlook) se a regra de encaminhamento automático para o e-mail do sistema está devidamente ativa. Em seguida, valide se o fornecedor não mandou a imagem do código de barras colada no corpo do texto em vez do arquivo PDF estruturado.

Dúvidas relacionadas

P: Posso forçar a captura DDA clicando em algum botão de atualização se eu estiver precisando pagar a conta urgente?
R: Não. A consulta aos boletos emitidos via DDA ocorre de forma passiva, fixa no ciclo de 6 em 6 horas da integração do PJBank. É mandatório aguardar o encerramento do cronograma de importação.

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