Como lançar uma despesa pelo Paybox

Visão geral

A Gestão de Arquivos do Paybox atua como uma esteira de triagem para notas fiscais e boletos recebidos eletronicamente. A ferramenta extrai os dados financeiros do documento PDF e permite transformar o arquivo solto em uma nova conta a pagar ou vinculá-lo a uma despesa que já se encontra provisionada no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando a plataforma interceptar boletos ou notas (via e-mail, integração DDA ou malote digital) e você precisar processar esses documentos na fila, convertendo-os em lançamentos financeiros efetivos para repasse.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro visualiza uma lista de boletos recém-chegados na tela do Paybox, mas esses documentos constam apenas como "pré-despesas" aguardando ação. Ele precisa acessar cada arquivo, validar os dados lidos pela ferramenta e efetivar o lançamento para que a dívida entre no fluxo oficial do contas a pagar do condomínio.

Benefício para o usuário ou operação

Dispensa a digitação manual de extensas linhas digitáveis ao injetar os caracteres lidos pelo sistema diretamente no formulário de pagamento;
Garante que o arquivo comprobatório (PDF original) seja guardado instantaneamente junto ao título gerado, eliminando etapas de upload;

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Criação (1571) e Despesas - Criação (1311).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro e integração Paybox ativos na plataforma, contendo arquivos na fila aguardando processamento.
Insumos e Dados Técnicos: Ter o conhecimento orçamentário sobre qual categoria de plano de contas e centro de custo aquele boleto específico pertence para concluir a edição.

Causas prováveis

Recebimento de faturas mensais (como energia e internet) encaminhadas diretamente para o e-mail do sistema, ou a listagem diária de boletos registrados contra o CNPJ processada pelo DDA do banco.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Despesas > Paybox;
A tela de 'Gestão de Arquivos' será aberta, exibindo todos os arquivos coletados como pré-despesas;
Utilize os filtros (data, grupo de condomínio, origem do arquivo) para localizar os itens desejados;
Clique em uma pré-despesa para abrir o formulário de lançamento e visualizar as informações extraídas, anexos e etiquetas:
Escolha como proceder:
- Vincular a uma despesa existente:
  - Percorra a lista de despesas do condomínio ou utilize o botão 'Filtros' para localizar a despesa desejada;
  - Selecione a despesa e clique em 'Vincular'. Os arquivos da pré-despesa serão anexados ao lançamento escolhido:
- Lançar uma nova despesa:
  - Clique em 'Nova despesa' ou 'Conta digital';
  - O formulário será preenchido automaticamente com as informações extraídas e os arquivos anexados;
  - Revise as informações e clique em 'Lançar' para concluir o processo:

Resultado esperado

O arquivo da fatura sairá da fila de espera do Paybox, e a despesa será consolidada na aba "A pagar" portando a cópia legível do PDF no botão de anexos e a linha digitável estruturada para o disparo da remessa bancária.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o operador tentar criar uma nova despesa a partir da tela do Paybox, os dados lidos (como vencimento e valor) estiverem corretos, mas ao clicar no botão "Lançar", o ERP apresentar um erro fatal de gravação no banco de dados impedindo o registro.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome do condomínio afetado;
Nome do fornecedor e o valor da pré-despesa em processamento;
A origem informada no arquivo (e-mail, DDA ou upload);
Captura de tela contendo a mensagem exata de erro que interrompeu a conversão para nova despesa.

Regras importantes / Observações

O algoritmo do Paybox não adivinha o rateio e a categoria contábil de despesas avulsas inéditas. Por isso, a conferência humana, a parametrização do plano de contas na tela dividida e a verificação do valor lido continuam sendo de estrita responsabilidade do operador antes do clique final.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Mandei digitalizar uma pilha de boletos para o Paybox, mas a minha tela de Gestão de Arquivos aparece totalmente em branco.
Causa provável: Filtros de pesquisa podem ter ficado retidos no cache do navegador, restringindo a tela para exibir faturas de meses anteriores ou limitados a outro grupo de condomínios.
Ação recomendada: Clique no botão superior para limpar todos os filtros da tela e certifique-se de definir a data de captura correspondente ao dia de hoje.

Dúvidas relacionadas

P: Como o Paybox atua quando a nota capturada pertence a um contrato de despesa fixa que eu já deixei programado?
R: Para faturas provisionadas no módulo de Despesas Recorrentes, o Paybox atua nos bastidores cruzando CNPJ e valor. Se a correspondência for perfeita, ele insere o anexo e a linha digitável de forma 100% autônoma, fazendo a fatura "pular" a etapa de triagem manual descrita neste artigo.

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