O que acontece quando removo um arquivo anexado a uma despesa no Paybox?

Visão geral

A remoção de anexos no módulo de captura atua apenas desvinculando o documento da fatura correspondente. O arquivo digitalizado original é preservado na base de dados da ferramenta, garantindo que o histórico de importação permaneça intacto para consultas, auditorias ou para o estabelecimento de novos vínculos.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao precisar desvincular um boleto ou nota fiscal que foi amarrado indevidamente a uma conta a pagar, para compreender o destino e como resgatar o arquivo após a execução da limpeza do anexo.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro vinculou acidentalmente a fatura da concessionária de água na despesa de energia elétrica. Ele precisa excluir o anexo da conta errada para refazer a amarração, mas teme que o comando de lixeira apague o PDF definitivamente da plataforma, exigindo o reenvio do documento físico ao scanner.

Benefício para o usuário ou operação

Previne o retrabalho de digitalizar e reenviar faturas físicas para a plataforma após desvínculos acidentais;
Preserva a integridade do banco de arquivos originais capturados pelas vias passivas, como o e-mail redirecionador ou a integração DDA;
Permite realocar o mesmo documento PDF perfeitamente para a despesa correta de forma imediata após a remoção do título anterior.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar (para remover o anexo da despesa financeira) e utilize o menu Despesas > Paybox (para resgatar e consultar o arquivo remanescente).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Alteração (1313) e Paybox - Alteração (1572).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e o serviço do Paybox habilitado.
Insumos e Dados Técnicos: O ID da despesa exata em que o arquivo foi anexado incorretamente.

Causas prováveis

Amarração de arquivo divergente feita de forma equivocada pela inteligência de leitura automática (falso positivo), anexo de nota fiscal primária substituída por uma carta de correção posterior, ou erro humano ao forçar o vínculo manual de um boleto eletrônico na competência errada.

Como fazer ou corrigir

Ao remover um arquivo anexado a uma despesa no Paybox:

O arquivo é desvinculado da despesa, mas não é excluído permanentemente.
O arquivo original permanece na gestão de arquivos do Paybox para consulta futura.
Se necessário, o arquivo pode ser reanexado à despesa a partir da gestão de arquivos.

Para desvincular e reaproveitar o documento:

Acesse o menu lateral Despesas > A pagar;
Localize a despesa que contém o documento errado e clique no ícone de edição (lupa);
Na tela de detalhes da fatura, desça até a seção central de Anexos;
Clique no ícone de lixeira correspondente ao arquivo PDF ou imagem para comandar a desvinculação;
Confirme a remoção na caixa de diálogo do sistema;
Para localizar e reutilizar o arquivo desvinculado, retorne ao menu lateral e acesse Despesas > Paybox;
Busque o documento na fila de arquivos estacionados, onde ele estará disponível para visualização e novo lançamento.

Resultado esperado

O ícone de clipe e o documento anexo desaparecerão da despesa a pagar editada, e a imagem original do boleto ou nota retornará íntegra para a fila de triagem principal da ferramenta de captura, pronta para ser processada novamente.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o comando de exclusão do anexo for acionado na tela da despesa e retornar um bloqueio fatal de permissão (mesmo com os acessos corretos), ou se o arquivo desvinculado sumir definitivamente da fila de gestão do Paybox sem que a exclusão permanente tenha sido solicitada.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O ID numérico da despesa (ID a pagar) de onde o arquivo tentou ser removido;
O nome original do arquivo digitalizado ou o CNPJ contido nele;
Captura de tela com a mensagem exata do erro impeditivo durante a tentativa de remoção na tela de anexos.

Regras importantes / Observações

A plataforma impede ativamente a exclusão de anexos vinculados a despesas que já foram liquidadas (vínculo financeiro efetivado). Para conseguir remover o PDF de uma conta que já consta como paga, o operador deverá, obrigatoriamente, realizar o estorno da baixa financeira primeiro.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Removi o arquivo da despesa a pagar, mas ao acessar a fila do Paybox ele não aparece na lista de capturas.
Causa provável: Os filtros de exibição do painel do Paybox estão programados para exibir apenas os arquivos capturados no dia vigente, ocultando a nota fiscal antiga.
Ação recomendada: Vá até o menu de filtros da página do Paybox, amplie o período de datas para englobar o mês exato em que o documento original foi interceptado (via e-mail, DDA ou scanner) e recarregue a listagem.

Dúvidas relacionadas

P: É possível recuperar um arquivo que foi deletado permanentemente por dentro do painel principal de triagem do Paybox?
R: Não. Quando o comando de lixeira é acionado diretamente sobre um arquivo solto na tela do Paybox, o documento é varrido definitivamente dos servidores do ERP, exigindo que você envie o PDF à ferramenta outra vez.

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