Como lançar uma despesa no sistema através do DDA

Visão geral

O módulo de Débito Direto Autorizado (DDA) captura eletronicamente os boletos emitidos contra o CNPJ do condomínio. Essa funcionalidade centraliza as cobranças na plataforma financeira, permitindo o reconhecimento prévio de dívidas e a criação da despesa antes do recebimento do documento físico.

Quando usar este artigo

Quando for necessário consultar e registrar no sistema os boletos eletrônicos recebidos automaticamente via DDA para compor a lista de contas a pagar do condomínio.

Sintoma ou cenário

O usuário precisa conferir e agendar o pagamento das despesas mensais do condomínio e busca uma forma de listar os boletos recebidos na base nacional (CIP) diretamente na plataforma.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Dispensa a busca manual no cadastro de novas faturas;
Maior agilidade e autonomia na gestão condominial.
Centraliza as obrigações financeiras atreladas ao CNPJ em um único painel de validação;

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo de despesas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir as permissões de Despesas - (1310 até 1316).
Recursos Sistêmicos: Serviço de DDA ativado e integrado à conta bancária digital do condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Informações completas sobre o registro a ser manipulado

Causas prováveis

Rotina de fechamento financeiro semanal ou mensal, na qual o administrador precisa conciliar, classificar e provisionar os pagamentos recorrentes e avulsos faturados contra o condomínio.

Como fazer ou corrigir

Acesse Despesas e selecione A pagar;
Clique em Despesas não lançadas obtidas via DDA para visualizar as cobranças disponíveis;
Observe o número ao lado da opção, que indica a quantidade de cobranças pendentes no mês atual;
Utilize os botões de navegação para alternar entre os meses e filtrar as cobranças pelo vencimento;
Clique em Listar mais 6 ou Listar tudo para visualizar mais cobranças da lista;
Clique no ícone lupa para visualizar os detalhes da cobrança;
Clique em Lançar para registrar a despesa no sistema.

Observações:

As cobranças capturadas via DDA são associadas automaticamente ao CNPJ do condomínio.
Após o lançamento, a despesa seguirá o fluxo padrão de aprovação e pagamento conforme a configuração da Conta Digital.

Resultado esperado

O boleto eletrônico deixará a tela de pendências do DDA e passará a integrar a listagem de contas a pagar, ficando disponível para agendamento de pagamento.

Quando escalar

Escalone o chamado caso um boleto emitido e devidamente registrado na rede bancária não apareça na listagem do DDA, ou se o sistema travar ao clicar no botão "Lançar" para registrar a cobrança.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print do registro aonde localizou que o boleto foi emitido e não consta no sistema.
ID ou nome do condomínio.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

O tempo de sensibilização entre a emissão do boleto pelo fornecedor e a sua disponibilização na tela do DDA do sistema pode variar conforme a grade de processamento e compensação da Câmara Interbancária de Pagamentos (CIP).

Problemas comuns e como resolver

Problema: A despesa não aparece na listagem do mês atual.
Causa provável: O vencimento original do boleto emitido pelo fornecedor recai em um mês diferente (passado ou futuro) do que está sendo visualizado na tela.
Ação recomendada: Utilize os botões de navegação de período dentro da tela do DDA para retroceder ou avançar os meses e localizar a cobrança pendente.

Dúvidas relacionadas

P: Se eu lançar o boleto do DDA e, por engano, excluir a despesa depois, perco a cobrança?
R: Não. Ao excluir uma despesa não liquidada que teve origem em uma captura do DDA, o boleto retorna automaticamente para a fila de lançamentos pendentes na aba do DDA.

P: O lançamento do DDA já agenda o pagamento automaticamente na Conta Digital?
R: Não de forma automática. Durante o processo de clicar em "Lançar", você preencherá as informações da despesa e, nesse momento, poderá optar por marcar o agendamento do pagamento caso possua saldo e a permissão necessária.

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