Como lançar despesas parceladas na Conta Digital

Visão geral

O lançamento de despesas em parcelas pela Conta Digital permite que o condomínio programe pagamentos futuros de forma fracionada. Essa funcionalidade organiza o fluxo de caixa antecipando as obrigações financeiras divididas em múltiplos meses.

Quando usar este artigo

Quando houver a necessidade de cadastrar e agendar o pagamento de uma compra, contrato ou serviço que foi dividido em duas ou mais parcelas para ser liquidado diretamente pelo saldo da conta digital ou quando encontrar dúvidas sobre as regras de negócio associadas a este procedimento.

Sintoma ou cenário

O condomínio adquiriu um serviço ou bem com pagamento a prazo e o administrador precisa programar a quitação mensal recorrente na plataforma, mesmo que as faturas ou boletos ainda não tenham os códigos de barras disponíveis para todos os meses futuros.

Benefício para o usuário ou operação

Padronização do processo de registro.
Redução de erros manuais.
Previsibilidade exata das saídas financeiras no fluxo de caixa.
Garantia de pagamento em dia por meio do agendamento prévio.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu correspondente ao módulo de Despesas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissão de Despesas (1310 a 1316).
Recursos Sistêmicos: Conta Digital ativa e habilitada para transações.
Insumos e Dados Técnicos: Dados do fornecedor, valor total (ou valor das parcelas).

Causas prováveis

Cadastro de novas obrigações financeiras de médio a longo prazo assumidas pelo condomínio, como aprovação de obras parceladas, taxas de seguro anuais ou contratos de prestação de serviço fracionados.

Como fazer ou corrigir

Para lançar despesas parceladas na Conta Digital e gerenciar suas contas bancárias, siga os passos descritos abaixo:

Acesse Despesas > A pagar;
Clique em ‘Conta Digital’ e selecione ‘Nova despesa parcelada’;
Preencha as informações básicas da despesa e clique em ‘Próximo’;
Defina o número de parcelas e selecione a data de agendamento para cada uma delas;
Clique em Salvar para lançar as parcelas.

Importante: Para efetuar o agendamento de pagamentos via boletos, é obrigatório preencher a linha digitável. Caso você ainda não tenha recebido os boletos das parcelas futuras, selecione a opção "Não agendar pagamento". O sistema criará a provisão da despesa e, posteriormente, você deverá editar a respectiva parcela, adicionar o código de barras e efetivar o agendamento.

Resultado esperado

As parcelas da despesa estarão criadas no sistema com seus respectivos vencimentos. As parcelas salvas com a linha digitável e data configurada estarão agendadas para aprovação na Conta Digital.

Quando escalar

Escalone o chamado se ocorrer rejeição sistêmica ao tentar salvar o agendamento de uma despesa, ou caso a aba "Conta Digital" não esteja visível ou clicável na tela de contas a pagar, mesmo com as permissões corretas ativas.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de erro ou vídeo.
Licença e Condomínio.
ID ou nome do registro afetado.
Data e hora do ocorrido.

Regras importantes / Observações

O agendamento sistêmico não reserva o saldo. O pagamento só é liquidado com sucesso se o condomínio possuir saldo suficiente na Conta Digital no início do dia programado para o débito.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Botão de salvar inativo.
Causa provável: Falta de preenchimento de campo obrigatório.
Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco.

Dúvidas relacionadas

P: Posso alterar o valor de apenas uma parcela específica após criar a despesa parcelada?
R: Sim. Acessando a edição individual da despesa gerada para o mês desejado, é possível ajustar o seu valor sem que isso altere o valor das demais parcelas da despesa.
Porém isso pode apresentar um erro no valor final do serviço, e o sistema pode bloquear a edição, atente-se a ajustar o valor final sempre que for alterar uma despesa parcelada.

P: É possível cancelar o agendamento de uma parcela que já foi salva?
R: Sim. Basta editar a parcela específica antes da data de envio para liquidação e desmarcar a opção de agendamento. Importante: Até um dia antes do agendamento.

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