Como configurar a reserva de espaços comuns e lançamento automático da taxa no boleto via Gruvi

Visão geral

Orienta a parametrização de áreas de lazer (churrasqueiras, salões de festas, quadras) com agendamento direto pelo aplicativo Gruvi e tarifação automática na cota condominial.

Quando usar este artigo

Utilize quando a administração desejar disponibilizar a reserva de espaços com regras de antecedência, bloqueios por inadimplência e cobrança da taxa de limpeza no próximo boleto.

Sintoma ou cenário

Dúvidas sobre como criar novos espaços comuns, definir limites de horário e automatizar a cobrança da taxa de reserva sem lançamentos manuais.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza 100% da gestão de reservas do condomínio, elimina planilhas paralelas e garante a cobrança pontual das taxas de utilização.

Onde acessar / contexto de uso

Social > Espaços comuns; e Condomínio > Dados do condomínio > Cobrança.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de acesso administrativo; fotos e regras do regulamento interno do espaço.

Causas prováveis

Implantação de novos condomínios ou modernização do processo de reservas pelo app Gruvi.

Como fazer ou corrigir

1. Criar o Espaço Comum no Sistema:
2. Acesse Social > Espaços comuns.
3. Clique no botão 'Novo espaço'.
4. Informe o Nome do Espaço (ex.: 'Salão de Festas Gourmet') e a Capacidade Máxima de pessoas.

5. Faça o upload de fotos representativas do local.

6. Configurar as Regras de Utilização e Agendamento:

7. Na aba 'Regras de Reserva', defina:

   • Antecedência mínima para reserva (ex.: 2 dias antes).
   • Antecedência máxima (ex.: até 60 dias antes).
   • Horário limite para cancelamento gratuito sem cobrança de taxa.
   • Número máximo de reservas ativas por unidade simultaneamente.
   • Se a reserva necessita de aprovação prévia do síndico/administradora ou se é aprovada automaticamente.

8. Automatizar a Cobrança da Taxa de Locação:

9. Na aba 'Taxas e Cobrança', informe o valor da locação/limpeza (ex.: R$ 150,00).
10. Marque a opção: 'Lançar taxa automaticamente na próxima cota condominial da unidade'.
11. Selecione a rubrica contábil no plano de contas (ex.: 'Taxa de Salão de Festas').
12. Clique em 'Salvar e Ativar'. O espaço estará disponível imediatamente no app Gruvi de todos os condôminos adimplentes.

Resultado esperado

Espaço visível no aplicativo Gruvi, permitindo reservas pelos moradores com geração automática da taxa na arrecadação do mês seguinte.

Quando escalar

Escalar caso o morador reserve no app e o valor não seja puxado na geração do lote de arrecadação em Receitas > Arrecadações.

Informações para escalonamento

• Licença e Condomínio;
• Nome do espaço comum;
• ID da reserva confirmada;
• Mês de arrecadação.

Regras importantes / Observações

Unidades marcadas com status de inadimplência no sistema podem ser bloqueadas automaticamente de efetuar reservas no app ativando a trava em 'Bloquear reservas de inadimplentes'.

Problemas comuns e como resolver

• Taxa não saiu no boleto do mês: Verifique se a reserva foi realizada após a data de fechamento do lote da arrecadação; caso positivo, ela entrará no lote do mês seguinte.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: O morador cancelou a reserva dentro do prazo, como estornar?
R: O cancelamento no app Gruvi cancela o lançamento pendente na unidade automaticamente.

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