Como resolver documentos em 'Fornecedor/Condomínio Não Identificado' no módulo Paybox – Superlógica Condomínios

Visão geral

Instrui a resolução de notas fiscais e boletos de despesas que foram capturados pelo OCR do Paybox mas não tiveram o condomínio ou fornecedor associados automaticamente.

Quando usar este artigo

Utilize quando boletos ou notas fiscais enviados para o e-mail superlogicadocs@superlogica.com ficarem pendentes na aba de não identificados.

Sintoma ou cenário

Documento não migra para o Contas a Pagar e fica parado na fila de gestão de arquivos.

Benefício para o usuário ou operação

Permite o rápido direcionamento de contas a pagar, evitando atrasos em pagamentos de concessionárias e prestadores essenciais.

Onde acessar / contexto de uso

Despesas > Gestão de Arquivos / Paybox.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil de acesso ao módulo de despesas; arquivo em PDF ou XML legível.

Causas prováveis

CNPJ do condomínio na nota fiscal preenchido com erro pelo fornecedor.
Prestador de serviço novo sem cadastro prévio no banco de dados da administradora.
Código de barras com falha de leitura óptica no arquivo PDF escaneado com baixa qualidade.

Como fazer ou corrigir

Acessar a Aba de Pendências do Paybox:
Acesse o menu Despesas > Gestão de Arquivos.
Clique na aba superior 'Condomínio/Fornecedor não identificado'.
A listagem exibirá as miniaturas e nomes dos arquivos aguardando revisão.
Vincular o Documento ao Condomínio Correto:
Dê um clique sobre a linha do documento para abrir o visualizador de PDF lateral.
No campo 'Condomínio', pesquise e selecione o condomínio destinatário da despesa.
No campo 'Fornecedor', selecione o prestador. Caso seja o primeiro serviço prestado por ele, clique em 'Novo Fornecedor', preencha a Razão Social e CNPJ/CPF e salve.
Validar Valores e Enviar para Contas a Pagar:
Confira o valor total lido pelo OCR e a data de vencimento.
Verifique a linha digitável do código de barras; se estiver ilegível, digite os 47/48 dígitos da linha digitável manualmente.
Selecione a Categoria de Despesa no plano de contas (ex.: 'Manutenção Predial' ou 'Energia Elétrica').
Clique no botão verde 'Mover para Contas a Pagar'. O sistema criará a despesa agendada imediatamente.

Resultado esperado

Documento regularizado e convertido em despesa agendada em Despesas > A Pagar, pronto para autorização de pagamento e emissão de comprovante.

Quando escalar

Escalar se o arquivo PDF anexado estiver corrompido ou o OCR travar em loop de processamento por mais de 2 horas.

Informações para escalonamento

Licença da administradora;
Nome do arquivo original anexado;
Data e hora do envio do e-mail ao superlogicadocs.

Regras importantes / Observações

O Paybox aprende com as vinculações manuais: ao associar o CNPJ do fornecedor ao plano de contas uma vez, os próximos documentos serão categorizados de forma 100% automática.

Problemas comuns e como resolver

• Código de barras não aceito: Verifique se o documento é uma fatura de consumo (concessionária) e certifique-se de que o tipo de código foi marcado como 'Concessionária (arrecadação 8x)'.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: Posso enviar notas fiscais pelo WhatsApp?
R: Sim, caso o módulo Atende esteja ativo, é possível enviar arquivos diretamente pelo WhatsApp corporativo.

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